1. 目的

为规范社团各类正式文件的编号管理，统一编号结构与使用口径，提升文件归档、检索、引用与版本追溯效率，特制定本方法。

2. 编号结构与编码含义

本规则所涉固定前缀、部门编码、文件类型、流水号、子文件号、版本（年份）及修订号（Rev）的定义与编码含义，以本节表格为唯一依据执行。

补充执行口径（与表格不冲突时适用）：

流水号按“部门”维度编制，且按年份重置（每自然年重新从起始号编制）。

文件类型为社团统一类型，不设置部门专属文件类型。

修订号（Rev）仅在发生内容实质性修改时启用并递增。

3. 编号生成与使用流程

3.1 编号生成步骤

• 确定部门：依据发文主体，选取表格“部门”列对应编码。

• 确定文件类型：依据文件性质，选取表格“文件类型”列对应类型（Res/SR/Ann/SOP/Doc）。

• 确定版本（年份）：版本按“年份”填写。

• 编制流水号：按表格定义“根据部门进行流水编号”。

同一部门内流水号按年度连续递增；每自然年重置重新编制（建议采用补零固定长度，便于检索与排序）。

确定是否启用子文件号：仅在“文件号对应文件夹/打包下发包”时，为包内内部文件编制子文件号（见第 6 节）。

• 确定是否启用修订号（Rev）：仅当文件发生内容实质性修改时，启用并递增修订号（见第 5.2 条）。

3.2 修订号（Rev）启用判定口径

• 启用条件：仅在文件内容发生实质性修改（影响文件结论、条款、要求、数据、关键表述或执行口径等）时，方可新增或递增修订号。

• 不启用情形：仅格式排版调整、字号/版式统一、标点/错别字等不影响内容理解与执行的修改，不作为修订号启用依据。

• 修订号编制：首次修订记为 .Rev1，其后按修订次数递增。

4. 子文件号使用规范（文件夹/打包下发包场景）

4.1 适用范围

当一个“文件号”对应一个文件夹/打包下发包（即对外下发单位为“包”而非单一文件）时，应对包内各内部文件按需编制子文件号。该子文件号用于区分同一主文件号下的不同内部文件。

4.2 编制要求

子文件号为可选字段，“必要时才需要填写”。

子文件号以点号 . 连接于流水号之后，形成“主号.子号”结构（例如 0003.1、0001.105）。

子文件号应在同一主文件号范围内保持唯一；可采用顺序号或内部既有编号体系（以业务实际为准）。

5. 示例及解答

说明：以下示例均来自原文件，用于演示编号的组成与各字段含义。

示例编号： MS-A/Res-0001/2025

解答：

MS：固定前缀。

A：部门为大会（Assembly/大会）。

Res：文件类型为决议（Resolution/决议）。

0001：大会部门在 2025 年度内编制的第 0001 号流水文件（该部门当年流水起始号）。

2025：版本=年份（2025）。

不含子文件号：表示该编号对应单一文件或无需区分包内文件。

不含 Rev：表示未发生内容实质性修改（或尚未形成修订版本）。

示例编号： MS-A/Res-0002/2025.Rev1

解答：

MS：固定前缀。

A：部门为大会。

Res：文件类型为决议。

0002：大会部门在 2025 年度内的第 0002 号流水文件。

2025：版本=年份（2025）。

.Rev1：该文件已发生 内容实质性修改，形成第 1 次修订版本（修订号从 Rev1 起递增）。

示例编号： MS-A/SR-0003.1/2025

解答：

MS：固定前缀。

A：部门为大会。

SR：文件类型为纪要（Summary Record/纪要）。

0003：大会部门在 2025 年度内的第 0003 号流水文件（主号）。

.1：子文件号=1，表示该编号对应一个“打包下发包/文件夹”内的第 1 个内部文件（用于区分同一主号下的不同内部文件）。

2025：版本=年份（2025）。

不含 Rev：表示该内部文件未发生内容实质性修改（或未形成修订版本）。

示例编号： MS-P/Res-0001.105/2026

解答：

MS：固定前缀。

P：部门为主席团（Presidium/主席团）。

Res：文件类型为决议。

0001：主席团部门在 2026 年度内的第 0001 号流水文件（主号）。

.105：子文件号=105，表示该编号对应一个打包下发包/文件夹内的某个内部文件，其内部编号为 105（可为顺序号或内部既有编号体系）。

2026：版本=年份（2026）。

不含 Rev：表示该内部文件未发生内容实质性修改（或未形成修订版本）。

6. 台账与管理

编号台账与管理由专门平台实现（开发中），本文件仅作接口与内容预留：

编号申请/生成入口：________

编号登记/查询入口：________

平台记录字段与流程：以平台最终上线版本为准（建议至少覆盖：年份、部门、文件类型、流水号、子文件号、修订号、标题、发布日期、经办/审核信息、存放链接等）。

7. 附录

附录1：部门编码及中、英文对照释义

附录2：文件类型代码及中、英文对照释义